La gestione del tempo

La gestione del tempo (time management) è per quanto mi riguarda la più difficile sfida da affrontare ogni giorno, e credo che molti freelance (ma non solo) la penseranno come me.

Dal 2007 lavoro in proprio, senza orari, senza obblighi di trovarmi in un determinato luogo ad una determinata ora, per lavorare per un determinato tempo. Questo significa moltissimi vantaggi e una qualità della vita notevolmente migliorata, ma c’è anche qualche insidia.

Tra i problemi che deve quotidianamente affrontare un freelance ci sono:

1. Lavorare troppo poco, e quindi guadagnare troppo poco rispetto alle tante spese, tasse, ecc.
2. Difficoltà nel rispettare le scadenze, trovandosi magari a lavorare la notte prima della consegna di un lavoro, imprecando e rischiano errori sciocchi.
3. Lavorare sempre, senza ritagliarsi adeguato tempo per il riposo, da dedicare ad hobby, famiglia, amici, ecc…

Tutti questi problemi possono (e devono) essere affrontati con una buona gestione del tempo. Questo non significa che dobbiamo lavorare 8 ore al giorno, 6 giorni su 7, rispettando rigidi orari come fanno i dipendenti.

La scelta di lavorare in proprio ha vantaggi e svantaggi, sarebbe stupido rinunciare ad uno dei vantaggi più belli, la massima flessibilità, in particolare per chi lavora attraverso Internet, e quindi lo può potenzialmente fare da ogni luogo nel mondo. A tal proposito vi consiglio una visita al sito www.nomadidigitali.it sul quale trovate tantissime risorse utili se volete lavorare viaggiando, tra le quali anche metodi per gestire al meglio il vostro tempo ed organizzarvi in modo efficace.

Il freelance, qualunque sia il suo settore, deve imparare a gestire i suoi impegni e ci sono numerose tecniche che possono facilitarci in questo.

La tecnologia può aiutare notevolmente nell’organizzazione dei nostri impegni e nella gestione del nostro tempo: libero e da dedicare al lavoro.

Uno strumento come Google Calendar, ad esempio, permette, in particolare a chi lavora con Internet di gestire in modo facile, veloce e gratuito, i propri appuntamenti e le proprie scadenze, di condividere le informazioni con collaboratori e clienti e di sincronizzare tutto questo su diversi dispositivi, ad esempio computer dell’ufficio, computer di casa, portatile, tablet e smartphone, in questo modo sarà impossibile dimenticare qualcosa perché avremo sempre tutto sott’occhio.

La tecnologia ci può dare un grande aiuto, ma spesso non basta, la gestione del tempo va imparata, applicata e perfezionata. Non è facile, come diceva Spider-Man “da grandi poteri derivano grandi responsabilità” in questo caso diciamo che più siete svincolati da orari, ufficio, e altre (sovra)strutture che vi “inscatolano” limitano, ma comunque organizzano, e più è difficile rispettare, o anche solo trovare, dei ritmi di lavoro efficaci e sostenibili.

Ci sono vari libri e siti dedicati proprio alla gestione del tempo, che evidentemente è un problema molto sentito. Non è facile indicare in questa sede delle strade per la risoluzione del problema, ma il primo passo è proprio quello di capire che potreste gestire meglio il vostro tempo. Probabilmente questo passo l’avete già compiuto, visto che state leggendo questo post.

Vi darà ora alcuni suggerimenti, non perchè li ho semplicemente letti su qualche libro o sito, ma perchè dopo averlo fatto li ho seguiti e ne ho personalmente apprezzato l’efficacia, aumentando la mia produttività.

I miei personali suggerimenti sulla gestione del tempo

La prima cosa è cercare di darsi degli orari, non tanto per esigenze lavorative, ma anche di salute. Infatti il nostro corpo ha una sorta di orologio interno, è bene trovare dei ritmi seguendo i quali possiamo vivere bene, e cercare di mantenerli il più stabili possibile. Ad esempio andando a letto sempre alla stessa ora avrete meno difficoltà nell’addormentarvi, quindi al risveglio sarete più attivi e concentrati e potrete lavorare meglio.

Anche la dieta ha un ruolo importante, cercate di fare dei pasti sani e leggeri ed evitate di esagerare col caffè che, a differenza di quanto possiate credere, non è amico della vostra concentrazione.

Infine, visto che questo paragrafo ha preso una piega salutista, non posso non consigliare una moderata attività fisica, che vi permetterà di sfogarvi e riprendere poi il lavoro con maggiore concentrazione.

Evitare le distrazioni inutili e concentrarsi sull’obbiettivo

Veniamo ora a dei consigli più “tecnici” e, per certi versi, concreti.

Evitate di leggere l’email ogni 5 minuti, ma fatelo solo poche volte al giorno, ad esempio una volta la mattina, appena accendete il computer, una volta dopo la pausa pranzo e una volta nel tardo pomeriggio.

Vedrete che avrete più tempo per fare cose importanti e che avrete moltissime distrazioni in meno.

Restando sul tema delle distrazioni, fate attenzione ai Social Network, dedicate se volete del tempo a questi siti, ma non guardate ogni 5 minuti cosa combinano i vostri amici su Facebook.

Realizzate delle scalette, giornaliere, settimanali e mensili, delle cose da fare e poi cercate di ordinarle in base all’importanza e all’urgenza.

La tecnica del pomodoro

Ho provato la cosiddetta “tecnica del pomodoro” (The Pomodoro Technique), ideata alla fine degli anni ’80 dall’italiano Francesco Cirillo, e l’ho trovata molto interessante.

In pratica la tecnica, che prende il nome da un timer da cucina a forma di pomodoro, prevede di dedicare un tempo limitato, ad esempio di 25 minuti ad un’attività, fare poi una breve pausa, di 5 minuti, e dedicare poi un altro slot ad un’altra attività. Per rispettare le tempistiche si può usare un timer da cucina o qualsiasi altro dispositivo, come ad esempio il timer dello smartphone.

In pratica, potete leggere l’email per 25 minuti e rispondere a quelle più importanti, poi fate 5 minuti di pausa, 25 minuti di Facebook, 5 di pausa, 25 minuti per cercare le fonti per il vostro articolo, e così via.

Naturalmente ci sono attività che non sono esauribili in 25 minuti, ma potete comunque suddividerle in lavori di più breve durata. Questo permette di riuscire a concentrarsi al meglio, visto che l’attenzione ha una durata limitata.

 

IL METODO STICAZZI

Il metodo sticazzi è il titolo di un libro di Carla Ferguson Barberini che “insegna a non prendere sè stessi nè il prossimo troppo sul serio”.

Quante volte vi sarà capitato di ricevere email o telefonate per un lavoro “urgentissimo” che magari vi ha scompigliato la scaletta di cose da fare, con questo metodo potreste scoprire che non era poi così urgente e imparare a vivere la vita in modo meno stressante.

Risorse utili

Vi segnalo alcuni articoli online che potreste trovare interessanti per approfondire i temi trattati in questa pagina. Il primo è di Giuliano Ambrosio, è stato pubblicato sul suo sito juliusdesign.net, che dedica un’ampia sezione ai freelance, ed è proprio sulla gestione del tempo.

http://www.juliusdesign.net/8789/freelance-come-organizzare-il-proprio-tempo/

Il secondo articolo che vi consiglio è stato pubblicato da Beatrice Niciarelli sul suo nybe.it ed è dedicato ad un grande nemico di una corretta gestione del tempo, la procrastinazione.

Se vi capita di rimandare all’infinito quel lavoro che trovate tanto noioso, vi consiglio di smetterla, e leggere questo post.

http://www.nybe.it/il-copy-e-la-procrastinazione-la-eliminiamo/

Infine vi segnalo un post di Riccardo Esposito sul suo My Social Web, che vi presenta delle strategie per diventare più produttivi risparmiando il vostro tempo. Si avete capito bene, spesso si può lavorare meno e produrre di più, basta sapere come fare.

http://www.mysocialweb.it/2013/04/02/tempo/